¿Qué evitar y qué aplicar en la gestión de proyectos?

Todo director de proyecto quiere culminar su trabajo diciendo: "mi proyecto terminó con éxito", pero ahora cuestiono, ¿cuándo un proyecto es exitoso? 

Algunos afirman que un proyecto exitoso es un aquel que termina a tiempo o con el presupuesto planeado, etc. ¿Qué opinan ustedes?

La mayoría de proyectos que dirigí están relacionados con TI, pero, es fácil darse cuenta que los motivos para un proyecto, no importa el rubro, no culmine con éxito tienen que ver con los recursos y su mala asignación.

Descuidar los recursos puede tener repercusiones sobre el cronograma, presupuesto, calidad, etc. por eso recomiendo cuidar sus recursos teniendo en cuenta lo siguiente:

Evitar

1. Los riesgos son incontrolables, ya veremos qué pasa

Es imposible que exista algún proyecto sin riesgos, por lo que la gestión de riesgos debe buscar minimizar la incertidumbre y aprovechar las oportunidades. Los riesgos deben identificarse y cuantificarse para luego ser sometidos a análisis.

Una gestión de riesgos debe ser:

- Proactiva para identificar los riesgos, suele ser mucho más barato prevenir que reparar.
- Suficiente, para tener un plan de gestión de riesgos de calidad lo que beneficiará a la idea de estar    orientada a resultados.

2. Tengo experiencia, se lo que el cliente quiere

Por más experimentado que sea el director de proyecto, no debemos asumir que simplemente ya conocemos el alcance; el alcance de proyecto combina el establecimiento de responsabilidades, procedimientos e interrelaciones, ayuda a definir objetivos, etc. ES UN GRAVE ERROR TRATAR DE SALTARTE ESTE PASO.

Por eso, la definición del alcance de proyecto ha de ser:

- Clara, directa y transparente, fácil de interpretar.
- Concisa, pues se trata de aportar directrices no de desarrollar ideas, para eso está la planificación.
- Carente de ambigüedades y comprensible para todos.

3. Metas súper poderosas

En muchos proyectos se establecen metas demasiado ambiciosas u objetivos inalcanzables que surgen de planteamientos carentes de realismo. Para evitar el negativo impacto que este error tiene se debe prestar atención a:

- Prever la participación de las personas correctas en cada fase de la planificación.
- Aplicar una metodología y testear el alcance del proyecto propuesto antes de llevarlo a la práctica

Aplicar

1. Definir margen de reacción

La falta de margen de reacción provoca males mayores y es la causante de retrasos que se acumulan, pudiendo provocar que la entrega del proyecto se retrase, una inconveniente utilización de recursos o una toma de decisiones del todo errónea.

2. Comunicación, comunicación y más comunicación

Conocer el progreso del proyecto y los desafíos a que se ve sometido en cada fase es imprescindible para poder tomar decisiones orientadas e ejecutar los ajustes necesarios y corregir las desviaciones.

Por eso muy importante diseñar y habilitar distintos canales de comunicación.

3. Adecuados controles de calidad

Este paso, es totalmente controlable, vimos muchos puntos antes como para lograr este último.

Para la calidad debemos tener en cuenta la exactitud y precisión; para marcar la diferencia entre exactitud y precisión. Si tiramos dardos al blanco la exactitud será cuando acertamos al centro del objetivo. Ahora bien, si todos los dardos están fuera del objetivo pero en una misma zona, se dice que fueron tiros consecutivos con bastante precisión.

Terminado el proyecto, ¿cómo se puede saber si realmente se ha tenido éxito? El signo más claro de un proyecto exitoso es que el cliente realiza nuevos pedidos y, ¿quién no necesita más trabajo hoy en día?